Política de datos de Google Workspace de Norba CRM

Alcance y responsable

Esta política se aplica a la conexión voluntaria de una cuenta de Google con Norba CRM mediante RJSoluciones Connect Hub. Ricardo Jiménez Molano, bajo el nombre comercial RJ Soluciones en Cáceres, España, opera ambos servicios. El portal corporativo publica esta información, pero no inicia por sí mismo la autorización ni accede a la cuenta conectada.

La conexión solo comienza cuando una persona administradora autenticada en Norba CRM elige conectar Google y completa el consentimiento mostrado por Google. Puede utilizarse con cualquier cuenta de Google que cumpla las condiciones de acceso de la aplicación; no está limitada a la cuenta del responsable de RJ Soluciones.

Datos y permisos solicitados

Norba CRM solicita openid y userinfo.email para identificar la cuenta conectada y mostrar su correo y perfil básico. Solicita calendar.events para consultar y gestionar eventos de Google Calendar, y gmail.modify para consultar mensajes, gestionar etiquetas y enviar mensajes desde el CRM.

Estos permisos se usan conjuntamente porque los flujos visibles de agenda y correo necesitan tanto consultar información existente como crear o actualizar elementos cuando la persona usuaria lo solicita. RJ Soluciones no amplía los permisos para funciones futuras sin actualizar previamente el producto, el consentimiento y esta política.

Uso de Gmail

Norba CRM puede listar y leer mensajes de la cuenta conectada para mostrarlos en la bandeja del CRM, incorporarlos como conversaciones o tickets y evitar importaciones duplicadas. También puede añadir o retirar etiquetas para reflejar el estado de procesamiento.

Norba CRM envía respuestas o notificaciones iniciadas por una persona usuaria. Cuando un correo entrante crea un ticket, el CRM encola un acuse automático dirigido a quien inició esa conversación. La integración no elimina permanentemente mensajes de Gmail ni se utiliza para correo no solicitado o campañas masivas sin consentimiento del destinatario.

Uso de Google Calendar y Meet

Norba CRM puede mostrar eventos de los calendarios elegidos, tenerlos en cuenta al calcular disponibilidad y consultar una cita concreta. Cuando la persona usuaria lo pide, puede crear, actualizar o cancelar citas y solicitar un enlace de Google Meet asociado.

Los eventos se utilizan para las funciones de agenda y reservas de la organización conectada. Norba CRM no publica calendarios ni comparte eventos con organizaciones ajenas a la conexión autorizada.

Seguridad, almacenamiento y aislamiento

Connect Hub almacena cifrados los tokens OAuth y no los entrega a Norba CRM ni a sus personas usuarias. Norba CRM solicita al Hub acciones concretas sobre Gmail o Calendar mediante llamadas autenticadas. Cada conexión queda aislada por organización, aplicación, usuario, cuenta de Google y capacidades autorizadas.

Los mensajes o eventos incorporados al CRM se conservan dentro del tenant de Norba CRM para prestar las funciones solicitadas y no se mezclan con los datos de otros clientes. Las personas autorizadas por la organización conectada pueden consultar esos datos como parte de las funciones visibles del CRM. El personal de soporte de RJ Soluciones solo puede leer contenido concreto con autorización expresa de la organización afectada o cuando resulte necesario para seguridad o cumplimiento legal.

Compartición y usos prohibidos

RJ Soluciones solo comunica los datos necesarios a proveedores de infraestructura, alojamiento y seguridad que permiten prestar y proteger el servicio, sujetos a instrucciones y obligaciones de confidencialidad. No vende datos de Google, no los comparte para publicidad y no permite que terceros no relacionados los utilicen para sus propios fines.

Con consentimiento afirmativo, versionado y revocable de la organización, Norba CRM puede enviar el asunto y el cuerpo de un correo a un modelo Ollama autoalojado por RJ Soluciones para clasificar el ticket asociado y proponer prioridad, modalidad y resumen. Sin ese consentimiento, Norba CRM aplica valores deterministas y no envía el contenido a la IA. Los datos de Google no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general ni para publicidad, vigilancia o elaboración de perfiles ajenos a la función solicitada.

Conservación

Las credenciales cifradas se conservan mientras la conexión está activa y son necesarias para prestar las funciones elegidas. Al desconectar la cuenta se impide su uso posterior y se inicia la revocación y retirada de las credenciales activas.

Los datos incorporados al CRM se conservan mientras sean necesarios para la relación profesional, las funciones solicitadas o las obligaciones legales aplicables. La desconexión impide accesos nuevos, pero no elimina automáticamente las copias incorporadas al CRM.

Cuando la organización solicita eliminar los datos de Google o finaliza el contrato, Norba CRM programa su eliminación en un plazo máximo de 30 días. El proceso elimina tickets, conversaciones, mensajes, registros de correo, referencias de calendario y consentimientos de IA comprendidos en la solicitud. Conserva una evidencia técnica sin contenido para impedir que una restauración de backup reponga los datos eliminados y para acreditar la operación.

Control, revocación y eliminación

La persona administradora puede desconectar Google desde la configuración de Norba CRM. También puede revocar el acceso desde la sección de conexiones de su cuenta de Google. La revocación detiene accesos nuevos, pero no elimina automáticamente los datos que ya se hubieran incorporado al CRM.

Para solicitar acceso, exportación o eliminación de datos, puede escribirse a [email protected] indicando Norba CRM, la organización y la cuenta afectada, sin enviar contraseñas ni tokens. RJ Soluciones verificará la identidad y autoridad de quien presenta la solicitud antes de actuar y comunicará el resultado por el mismo canal seguro.

Cumplimiento de Uso Limitado

El uso y la transferencia por RJ Soluciones a cualquier otra aplicación de la información recibida de las APIs de Google cumplirán la Política de Datos de Usuario de los Servicios API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

Las consultas sobre esta política o sobre el tratamiento de datos de Google pueden dirigirse a [email protected].